মালদা জেলা প্রশাসনের অন্তর্গত সমস্ত বিভাগীয় দপ্তর থেকে তাদের চাহিদা অনুযায়ী e-tender এ নথিভূক্ত যা যা জিনিসের প্রয়োজন  তা একখানা প্রস্তাব স্মারক নাম্বার সহ এই অফিসে পাঠানো হয়। দায়িত্বপ্রাপ্ত করণিক সেটি রিসিভ রেজিস্টারে নথিভূক্ত করে সংশ্লিষ্ট বিভাগের ফাইলে প্রতিস্থাপন করে। ভারপ্রাপ্ত আধিকারিক এর মাধ্যমে তা অনুমোদনের জন্য অতিরিক্ত জেলাশাসক মহাশয়ের(সাধারন) নিকট পাঠানো হয়।অনুমোদন হয়ে যাবার পরে সেই সব দ্রব্য অফিসের সাধারণ স্টক থেকে যদি থাকে তাহলে দেয়া হয় নতুবা ঐ সমস্ত দ্রব্য অনুমোদিত যোগানদারের এর মাধ্যমে কিনে দেওয়া হয়। দ্রব্যাদি কেনার পর এগুলিকে খাতায় নথিভূক্ত করা হয় এবং বিলটি পাসের জন্য ভারপ্রাপ্ত আধিকারিক এর নিকট পাঠানো হয়।বিল পাসের পড়ে সেটির বিল নম্বর দিয়ে নাজির অফিসে অথবা যে অফিসে দ্রব্যাদি সেই অফিসের পেমেন্টের জন্য পাঠানো হয়। প্রতি আর্থিক বছর এই অফিসে ই টেন্ডার বা অনলাইন   বা দরপত্র চাওয়া হয়। DCR Books বা Duplicate Carbon Receipt Book -এর ক্ষেত্রে জেলা শাসকের অনুমোদিত চিঠি নিয়ে কলকাতার B.G.Press থেকে আনা হয় একজন অনুমোদিত প্রতিনিধির মাধ্যমে এবং সেই বইগুলি খাতায় নথিভূক্ত করা হয়। অতিরিক্ত জেলাশাসক মহাশয় এর অনুমোদন নিয়ে চাহিদা অনুযায়ী সমস্ত ব্লক উন্নয়ন আধিকারিক এবং নাজির অফিসে জোগান দেওয়া হয়।